Um XML pode existir na origem e não chegar à Fluvi. Pode estar na Fluvi e não ter sido importado pelo sistema contábil. São problemas diferentes, com soluções diferentes — e tratá-los juntos é o que transforma um caso simples em horas de investigação.
Este guia percorre o caminho completo do documento, em seis etapas: origem, captura, organização, conferência, entrega e importação. Em cada uma você encontra o que a Fluvi entrega e como localizar a causa quando algo para no meio do caminho.
1. Origem: o que a Fluvi captura
Tudo começa na origem. Antes de configurar a entrega, defina CNPJ, tipo de documento, direção e período. Hoje a cobertura da Fluvi é:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) de entrada e saída, em todas as UFs.
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) de entrada, em todas as UFs.
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços eletrônica) prestadas e tomadas, pelo Ambiente Nacional.
- NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) de saída, com restrição em MG, MS, MT e PR.
Consulte a cobertura por UF para montar o escopo da sua carteira.
Para NFS-e, a origem é o ADN (Ambiente de Dados Nacional), o repositório nacional que recebe as notas de serviços de todas as prefeituras integradas ao Sistema Nacional NFS-e. E aqui vai o dado que resolve a dúvida mais comum: cerca de 99% dos municípios já compartilham suas notas com o ADN, e atrasos nesse envio são exceção. Na prática, a captura de NFS-e prestadas e tomadas cobre a quase totalidade das prefeituras brasileiras, sem consulta a portal municipal.
Vale conhecer o passo a passo dessa origem em NFS-e no Ambiente Nacional: consulta, captura e conferência.
2. Captura: em nuvem, com o certificado A1
A captura usa o certificado digital A1 — o arquivo de identidade digital da empresa, com validade de um ano — e acontece nos servidores da Fluvi.
Isso muda a rotina do escritório: não é preciso manter um computador ligado no cliente, instalar robô na máquina dele nem acessar pasta compartilhada. Você configura o A1 da empresa e a Fluvi passa a coletar os documentos direto na origem, inclusive fora do horário comercial.
Para acompanhar um documento específico, escolha uma nota conhecida como referência e confirme que ela aparece na base. É a forma mais rápida de validar a configuração do A1 e o recorte antes de rodar a carteira inteira.
3. Organização: defina o conjunto que vai seguir
Com os documentos na base, selecione empresa, tipo, direção e período. Essa etapa define qual conjunto será entregue — e é justamente onde nascem os desencontros internos.
Se uma pessoa consulta notas de entrada e outra monta arquivos de saída, os resultados não são comparáveis. Combine o mesmo recorte e registre qual campo de data foi usado (emissão ou competência). Na Fluvi, empresas, tipos e formatos são selecionados na mesma consulta, e a exportação em lote respeita essa seleção.
Para padronizar isso entre vários clientes, aprofunde em Como organizar os documentos fiscais de vários CNPJs.
4. Conferência: compare antes de encaminhar
Conferir é confrontar o conjunto capturado com o que a empresa espera: compras, serviços contratados e documentos já encaminhados à contabilidade. É a etapa que separa “recebi arquivos” de “fechei a competência”.
Separe duas perguntas que costumam ser misturadas:
- O documento está disponível? Resolve-se na origem e na captura.
- O sistema contábil conseguiu utilizá-lo? Resolve-se na entrega e na importação.
Manter as duas separadas evita procurar na captura um problema que aconteceu depois da entrega — e vice-versa. A conferência exige um responsável e uma referência de comparação; sem isso, nenhuma automação fecha a competência no seu lugar.
5. Entrega: escolha a conexão adequada
A Fluvi integra com os principais sistemas contábeis do mercado:
| Sistema | Caminho divulgado | O que preparar |
|---|---|---|
| SCI | API direta | Versão do sistema e documentos pretendidos. |
| Domínio | Integrador Fluvi e importação por pasta | Ambiente do Integrador e pasta lida pelo Domínio. |
| Alterdata | Integrador por pasta ou API via NFStock | Qual caminho será usado na operação. |
| Fortes | API via NFStock | Configuração do fluxo via NFStock. |
| Outros sistemas | Integrador, quando o sistema tem importação automática por pasta | Existência da rotina de importação por pasta. |
Três termos aparecem aqui e vale deixá-los claros desde já. API é a conexão direta entre a Fluvi e o sistema contábil, sem arquivos intermediários. NFStock é o serviço que faz essa ponte em sistemas que não expõem API própria. Integrador é o programa da Fluvi que roda no computador ou servidor do escritório e deposita os XMLs na pasta que o sistema contábil já lê.
O Integrador é a única etapa que usa uma máquina do escritório; a captura continua 100% em nuvem. Quando a rotina pede arquivos em vez de conexão direta, a exportação em lote entrega XML, PDF e relatórios em Excel conforme o tipo de documento e a seleção feita — os formatos disponíveis estão em Vantagens da Fluvi.
6. Importação: confirme o resultado no destino
A última verificação acontece no sistema contábil, e ela é indispensável: disponibilizar o XML na pasta não é o mesmo que executar a importação.
Compare os documentos entregues com os efetivamente incorporados ao sistema. Se houver rejeição, guarde a mensagem exibida e verifique os requisitos do importador com o suporte do sistema. Antes de reenviar, confirme como o destino trata documentos já recebidos — reenvio indiscriminado gera duplicidade e retrabalho.
Dois exemplos
Escritório Horizonte, usando Domínio: uma NF-e aparece na Fluvi, mas não no sistema contábil. A equipe confirma o recorte e verifica se o XML foi disponibilizado na pasta configurada. Está lá — então a investigação segue para a rotina de importação do Domínio, não para o computador do cliente.
Empresa Aurora Serviços, usando Alterdata via NFStock: uma NFS-e tomada é esperada e não aparece na base capturada. A equipe confere o recorte, o acesso e a disponibilidade no ADN. Uma nota ausente na captura nunca é rastreada como se já tivesse sido enviada ao destino.
Diagnóstico: encontre onde o fluxo parou
| Sintoma | Primeira verificação | Próximo encaminhamento |
|---|---|---|
| Documento não aparece na Fluvi | CNPJ, tipo, direção, período, A1 e cobertura | Verificar disponibilidade na origem e levar o caso à equipe Fluvi com o contexto. |
| Documento aparece, mas falta na entrega | Recorte selecionado e caminho configurado | Conferir a exportação ou a conexão utilizada. |
| XML está na pasta, mas não no sistema | Pasta lida e rotina de importação do destino | Consultar o suporte do sistema com a mensagem exibida. |
| Documento foi importado, mas diverge do esperado | Identificação do documento e resultado no destino | Conferência pelo responsável fiscal: importação não substitui análise. |
Ao abrir um atendimento, reúna sistema e versão, tipo de documento, período, etapa em que o documento foi localizado e a mensagem exibida. Com essas informações, o diagnóstico é rápido. Compartilhe dados empresariais apenas no canal de atendimento — nunca certificado A1 ou senha em canais públicos.
Checklist antes de colocar o fluxo em rotina
- Confirmar cobertura, direção e origem dos documentos.
- Configurar o A1 e localizar uma nota de referência na base.
- Definir CNPJ, período e conjunto que seguirá para entrega.
- Designar quem confere e registra diferenças.
- Validar sistema, versão e caminho: API direta, API via NFStock ou Integrador com importação por pasta.
- Confirmar os arquivos entregues e o resultado da importação no destino.
Para avaliar tudo isso na prática, consulte Como avaliar a automação fiscal durante um teste.
O teste da Fluvi dá 7 dias, até 3 CNPJs, sem cartão de crédito. Informe o sistema contábil que você usa e os documentos que precisa acompanhar para validar o caminho de entrega com documentos reais.
Solicitar o teste da Fluvi para acompanhar da captura à importação
